Rechtliches

Datenschutzerklärung

Nachfolgend informieren wir Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, uns kontaktieren, ein Angebot anfragen oder mit uns einen Vertrag schließen. Wir verwenden auf dieser Website keine Cookies zu Werbezwecken und keine Werbe- oder Analysedienste, die Sie über mehrere Besuche hinweg wiedererkennen.

Stand: Oktober 2026.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich ist die Vendix – Hausbau & Energiekonzepte GmbH & Co. KG, Eichenweg 1, 99428 Weimar, vertreten durch die Komplementärin Vendix-Haus & Energiekonzepte-Beteiligungs GmbH, diese vertreten durch den Geschäftsführer Marian Seeliger. Telefon: +49 (0) 171 27 61 259. E-Mail: info@vendixhome.com.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Hosting und Server-Logdateien

Diese Website wird bei ALL-INKL.COM in Deutschland gehostet. Beim Aufruf der Website erfasst der Server Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite, die übertragene Datenmenge, den Statuscode, die Referrer-URL sowie Browsertyp und Betriebssystem. Das dient dem sicheren und stabilen Betrieb. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logdateien werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht. Mit ALL-INKL besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

3. SSL- und TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen sie an „https://“ und dem Schloss-Symbol in Ihrem Browser.

4. Reichweitenmessung ohne Cookies

Wir nutzen Cloudflare Web Analytics (Cloudflare, Inc., USA), um die Nutzung der Website zu verstehen. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Daten auf Ihrem Gerät gespeichert. Erfasst werden unter anderem die aufgerufene Seite, die Referrer-URL, der Zeitpunkt, Browser- und Gerätetyp, Bildschirmgröße und Ladezeiten. Ihre IP-Adresse wird zur Übertragung und zur groben Landeszuordnung genutzt und nicht gespeichert. Wir erhalten nur zusammengefasste Statistiken und erkennen Sie nicht bei weiteren Besuchen wieder. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Sie können widersprechen, zum Beispiel indem Sie Skripte in Ihrem Browser blockieren.

5. Schriften, Icons und Videos

Schriften, Icons und Videos laden wir von unserem eigenen Server. Wir binden keine Google Fonts, keine YouTube- und keine Vimeo-Inhalte ein.

6. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage, um sie zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Daten, wenn sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Unsere E-Mails verarbeiten wir mit Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.), die als Auftragsverarbeiter für uns arbeitet.

7. Kontakt- und Anfrageformulare

7.1 Welche Formulare. Auf unserer Website können Sie Kontaktanfragen senden, unseren Hauskatalog anfordern, Anfragen zu Haus, Wärmepumpe, Klimaanlage und Solar stellen, sich bewerben oder als Montage- oder Vertriebspartner melden.

7.2 Eigene Formulare. Diese Formulare verarbeiten wir mit unserer eigenen Website-Software. Dafür verarbeiten wir die Angaben, die Sie eintragen, zum Beispiel Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Objekt- und Projektangaben und Ihre Nachricht. Wir nutzen sie nur, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Ihnen den Katalog zu senden und Sie zu beraten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ihre Angaben werden in der Datenbank von Supabase auf Servern in Deutschland gespeichert und über Cloudflare, Inc. (USA) übertragen und geschützt (Ziffer 9). Mit beiden Dienstleistern besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

7.3 HubSpot. Ihre Angaben werden in unser Kundenverwaltungssystem HubSpot übernommen (HubSpot Ireland Ltd., Dublin, mit HubSpot, Inc., USA, als Konzerngesellschaft). Dort verwalten wir Anfragen, Kontakte, Aufträge und die Kommunikation mit Ihnen. HubSpot arbeitet als unser Auftragsverarbeiter. HubSpot, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

7.4 Jotform. Einzelne Anfragen, zum Beispiel Anfragen, die uns über Immobilienportale erreichen, erfassen wir mit dem Formulardienst Jotform (Jotform Inc., USA). Mit Jotform besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wir nutzen die Datenspeicherung in Europa (Frankfurt am Main). Die Angaben werden anschließend in HubSpot übernommen (Ziffer 7.3). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7.5 Missbrauchsschutz. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir kurz einen verschlüsselten Hash Ihrer IP-Adresse. Er wird nach einem Tag nicht mehr verwendet und lässt keinen Rückschluss auf Sie zu. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7.6 Speicherdauer. Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie bearbeitet ist, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder ein Vertrag zustande kommt. Dann gilt Ziffer 20.

8. Beratung, Angebot und Auftrag

8.1 Wenn Sie ein Angebot anfragen oder beauftragen, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, Angaben zu Gebäude, Heizung und Verbrauch, Fotos, Unterlagen (zum Beispiel für die Förderung), Ihre Unterschrift und die Auftragsdaten. Zweck ist die Beratung, Planung, Angebotserstellung und Abwicklung des Vertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8.2 Empfänger. Wir geben Daten nur weiter, soweit das für den Vertrag nötig ist, an: den Berater, der Sie betreut und als selbständiger Vertriebspartner für uns tätig ist; die ausführende Montagefirma (nur die für die Montage nötigen Daten); den externen Förderservice (Ziffer 8.3); Hersteller (bei Garantiefällen); unseren Steuerberater und unsere Bank; sowie an die in Ziffer 18 genannten Dienstleister.

8.3 Förderung. Den Förderantrag, zum Beispiel bei der KfW, stellen Sie selbst. Wir stellen ihn nicht für Sie und übermitteln Ihre Daten nicht an die Förderstelle. Welche Daten Sie dort angeben, regelt die Datenschutzerklärung der Förderstelle. Zur Unterstützung bei den Förderunterlagen arbeiten wir mit einem externen Förderservice zusammen, derzeit mit der Sunshine Energieberatung GmbH, Hannover (sunshine-energieberatung.de). Im Einzelfall kann das auch eine andere Energieberatung sein. Dorthin geben wir nur die Daten weiter, die für diese Unterstützung nötig sind, zum Beispiel Ihre Kontaktdaten, Angaben zu Gebäude und Heizung und die Unterlagen für die Förderung. Den Förderantrag stellen Sie auch dann selbst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Portal und Datenbank

Unsere Angebots- und Auftragsabwicklung läuft über ein eigenes Portal unter vendix-portal.com. Die Daten werden in einer Datenbank von Supabase (Supabase-Gruppe, Datenspeicher und Anmeldung) gespeichert und über Cloudflare, Inc. (USA) ausgeliefert und geschützt. Wir haben Verträge zur Auftragsverarbeitung mit diesen Dienstleistern. Die Daten des Portals werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Für Datenübermittlungen in Länder außerhalb der EU nutzen wir ein Datenschutzrahmenwerk oder Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO). Berater, Setter und Montagepartner nutzen das Portal mit eigenen Zugängen und sehen nur die Daten, die ihre Aufgabe betreffen. Dafür gibt es gesonderte Datenschutzhinweise im Portal.

10. Persönliche Links, Katalog und Auswertung

Wenn wir Ihnen Katalog, Angebot oder Dateien per Link senden, erfassen wir, ob und wann Sie den Link geöffnet haben, welche Seiten Sie angesehen haben und wie lange, ob Sie das Angebot heruntergeladen oder unterschrieben haben und welche Geräteart Sie nutzen. Wir setzen dafür keine Cookies und keine Dienste Dritter ein. Zweck ist die gezielte Beratung und Nachfrage. Die Auswertung sieht Ihr zuständiger Berater und die Verwaltung von vendix. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an gezielter Beratung). Sie können der Auswertung jederzeit widersprechen (Ziffer 21). Große Dateien erhalten Sie nur über einen solchen Link. Einzelheiten stehen in den „Hinweisen zu Ihren persönlichen Links“.

11. E-Mails von vendix

Wir senden Ihnen E-Mails zum Katalog, zu Terminen, zum Montagedatum, zur Vorabbesichtigung und zum Stand Ihres Auftrags. Ob Sie eine E-Mail geöffnet haben, messen wir nur, wenn Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 TDDDG). Die Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Unabhängig davon sehen wir, ob Sie einen Link in der E-Mail angeklickt oder den Katalog angesehen haben (Ziffer 10). Für die einheitliche Gestaltung der E-Mail-Signaturen nutzen wir den Dienst Exclaimer, der dazu ausgehende E-Mails verarbeitet.

12. Kundenstatusseite und Widerrufsfunktion

Auf der Kundenstatusseite zeigen wir den Stand Ihres Auftrags. Über die Widerrufsfunktion können Sie ohne Anmeldung einen Widerruf erklären. Dafür verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Vertragsnummer, den gewählten Kommunikationsweg sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs und senden Ihnen eine Eingangsbestätigung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 356a BGB. Wir bewahren diese Daten so lange auf, wie es für den Nachweis des Widerrufs nötig ist.

13. Elektronische Unterschrift

Wenn Sie ein Angebot elektronisch unterschreiben, speichern wir Ihre Unterschrift, den Zeitpunkt und den unterschriebenen Dokumentenstand und senden Ihnen eine Kopie. Die Unterschrift erfolgt über die Signaturfunktion unseres Portals. Setzen wir dafür einen externen Dienstleister ein, nennen wir ihn in den Unterlagen zur Unterschrift. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Künstliche Intelligenz

Wir setzen KI-Dienste ein, unter anderem Claude (Anthropic), ChatGPT (OpenAI) und Gemini (Google). Sie unterstützen uns bei der Prüfung von Angaben und Fotos auf Plausibilität, bei Bild- und Textvorschlägen und bei Auswertungen. Dabei verarbeiten wir nur die Daten, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind. Eine Entscheidung über Ihren Auftrag trifft immer ein Mensch. Grafiken in unseren Unterlagen werden mit Hilfe von KI erstellt. Kundendaten geben wir nur in KI-Dienste ein, bei denen vertraglich geregelt ist, dass sie nicht zum Training der Modelle verwendet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

15. Telefon und Anrufprotokoll

Rufen unsere Berater Sie an, protokollieren wir den Anruf (Uhrzeit, Dauer, Ergebnis, Notiz) in unserem Kundenverwaltungssystem. Gespräche zeichnen wir nicht auf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

16. Rechnungen und Buchhaltung

Rechnungen erstellen wir mit sevdesk (sevdesk GmbH, Deutschland). Zahlungseingänge erfassen wir über unsere Bank. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Wir bewahren Daten, die handels- und steuerrechtlich aufzubewahren sind, für die gesetzliche Dauer auf (Ziffer 20).

17. Bewerbungen

Bewerbungen verarbeiten wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kommt kein Arbeitsverhältnis zustande, löschen wir die Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, es sei denn, Sie haben einer längeren Speicherung zugestimmt.

18. Empfänger und Datenübermittlung in Drittländer

Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten: ALL-INKL.COM (Hosting), Microsoft Ireland Operations Ltd. (E-Mail und Kalender), Jotform Inc. (Formulare), HubSpot Ireland Ltd. mit HubSpot, Inc. (Kundenverwaltung), Supabase (Datenbank des Portals), Cloudflare, Inc. (Auslieferung, Schutz und Reichweitenmessung), Exclaimer (E-Mail-Signaturen), sevdesk GmbH (Buchhaltung), KI-Dienste nach Ziffer 14, newman production GmbH, Leipzig (Pflege der Website und des Portals). Außerdem erhält der Förderservice nach Ziffer 8.3 die dort genannten Daten (derzeit Sunshine Energieberatung GmbH, Hannover, oder eine andere Energieberatung).

Werden Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt (zum Beispiel in die USA), erfolgt das nur auf einer Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO. Das ist entweder eine Zertifizierung des Empfängers unter dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), wie bei Cloudflare, Microsoft und HubSpot, Inc., oder es sind EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

19. Links zu externen Websites

Links zu Immowelt-Anzeigen und zum Partnerbereich sind einfache Verweise und keine eingebetteten Inhalte. Daten werden erst übertragen, wenn Sie einen Link anklicken. Das Partnerportal unter vendix-portal.com ist ein zugangsgeschützter Bereich für unsere Partner mit eigenen Datenschutzhinweisen.

20. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder das Gesetz es verlangt. Danach löschen oder sperren wir sie.

Anfragen ohne Vertrag: Löschung nach Bearbeitung, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Vertragsdaten: bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungs- und Mängelrechtsfristen.
Buchungsbelege (zum Beispiel Rechnungen): 8 Jahre, Geschäftsbriefe und Angebote: 6 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), jeweils ab Ende des Kalenderjahres.
Auswertung der persönlichen Links: solange sie für die Beratung erforderlich ist, höchstens zwölf Monate nach der letzten Aktivität.
Widerruf: solange es für den Nachweis erforderlich ist.
Server-Logdateien: sieben Tage.
Bewerbungen: sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens.

21. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Sie haben das Recht, aus Gründen Ihrer besonderen Situation der Verarbeitung zu widersprechen, die wir auf berechtigte Interessen stützen (Art. 21 Abs. 1). Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2). Schreiben Sie uns formlos an info@vendixhome.com.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Erfurt (tlfdi.de).

22. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung für Sie (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

23. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website, unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.

Grafiken in vendix-Unterlagen wurden mit Hilfe von KI erstellt.